Datenschutz

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Telefon: 0800 40 77 200
E-Mail: info@immobilienkontrolle.de
Datenschutzkontakt: [Vor Veröffentlichung ergänzen: Datenschutzkontakt]

2. Geltungsbereich und datenschutzrechtliche Rollen

(1) Diese Erklärung gilt für die Registrierung und Nutzung von CONTROL.ONE einschließlich der Fallverwaltung, Dateiablage, Donna-Funktionen, Käuferkommunikation, Zahlungswege und Kontoeinstellungen.

(2) Wir sind insbesondere für Konto-, Vertrags-, Sicherheits- und eigene Nutzungsdaten verantwortlich. Bei privaten Eigentümern sind wir grundsätzlich auch für die Bereitstellung und technische Verarbeitung des angelegten Immobilienfalls verantwortlich.

(3) Makler und Unternehmen können für personenbezogene Daten, die sie in eigener fachlicher Verantwortung über Interessenten, Beschäftigte oder Geschäftspartner verarbeiten, selbst Verantwortliche sein. Soweit wir solche Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung verarbeiten, ist eine erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO gesondert abzuschließen.

(4) Eine Fallverbindung ändert nicht automatisch die datenschutzrechtliche Verantwortung. Entscheidend sind die tatsächliche Tätigkeit und die jeweiligen Zwecke der Verarbeitung.

3. Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

Kontodaten

Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Kontotyp, Sprache, Zeitzone, Authentifizierungs- und Sicherheitsstatus sowie von Ihnen gewählte Einstellungen.

Organisations- und Berechtigungsdaten

Unternehmenszugehörigkeit, Rollen, Teamzuordnung, Fallteilnahmen, Einladungen, Verbindungsstatus und erforderliche Sicherheitsstufe.

Immobilien- und Falldaten

Objektadresse, Immobilienart, Merkmale, Verkaufsstrategie, Aufgabenstände, Ereignisse, Preisangaben, Energie- und Ausstattungsdaten sowie weitere Angaben zum Verkaufsprozess.

Dokumente und Medien

Hochgeladene Dokumente, Dateinamen, Dateitypen, Versionen, Bilder, Bildmetadaten, Titelbilder, Broschüren, Exporte und Bearbeitungsstände.

Interessenten- und Kommunikationsdaten

Name und Kontaktdaten von Kaufinteressenten, Inhalt und Betreff von Anfragen, Nachrichten, Anhänge, Bearbeitungsstatus, Follow-ups, Besichtigungen, Angebote und kontrollierte Angaben zum weiteren Verkaufsablauf.

Donna- und KI-Daten

Eingaben, Gesprächsverläufe, Anhänge, bereitgestellter Fallkontext, erzeugte Antworten, Fundstellen, Prüfhinweise, Modell- und Nutzungsinformationen sowie Status von KI-Aufträgen.

Vertrags-, Widerrufs- und Zahlungsdaten

Gebuchte Fälle, Betrag, Währung, Zahlungsart, Rechnungsdaten, Transaktionsstatus und Referenzen des Zahlungsdienstes. Bei einer Verbraucherbestellung speichern wir außerdem die ausgewählte Art des Leistungsbeginns, Zeitpunkte und Wortlautversionen der Pflichtbestätigungen, die Vertragsbestätigung sowie Widerrufserklärungen, Empfangszeitpunkt, Bearbeitungs- und Erstattungsstatus. Vollständige Karten- oder Kontozugangsdaten erhalten wir nicht.

Technische Daten

IP-Adresse, Zeitpunkt und Art des Zugriffs, Browser- und Geräteinformationen, Sitzungsdaten, Fehler- und Sicherheitsereignisse sowie technisch notwendige Speicher- und Cacheinformationen.

Die Daten stammen von Ihnen, von verbundenen Nutzern, von Kaufinteressenten über die eingerichtete Falladresse, aus von Ihnen veranlassten Importen und Exporten sowie automatisch aus der Nutzung der Anwendung und ihrer Sicherheitsfunktionen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Vertrag, Konto und Immobilienfall

Wir verarbeiten Daten zur Registrierung, Authentifizierung, Fallanlage, Dateiverwaltung, Zusammenarbeit, Erstellung von Broschüren und Exporten sowie zur Bereitstellung der gebuchten Funktionen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

Vorvertragliche Kommunikation und Interessentenanfragen

Wir verarbeiten Anfragen und Kommunikation zur Anbahnung eines Immobiliengeschäfts. Je nach Beteiligtem beruht dies auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO oder auf berechtigten Interessen nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO an einer geordneten, nachweisbaren Bearbeitung von Immobilienanfragen.

Donna und KI-gestützte Unterstützung

Die vom Nutzer aufgerufenen Assistenz-, Analyse- und Entwurfsfunktionen werden zur Vertragserfüllung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO bereitgestellt. Soweit dabei Daten Dritter verarbeitet werden, muss der einstellende Nutzer eine eigene Rechtsgrundlage besitzen; unsere technische Verarbeitung erfolgt je nach Rollenverteilung als Auftragsverarbeitung oder auf Grundlage eines abgewogenen berechtigten Interesses.

Zahlung, Widerruf, Buchhaltung und Nachweise

Zahlungs-, Vertrags- und Widerrufsdaten verarbeiten wir zur Durchführung und Rückabwicklung des Vertrags nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO sowie zur Erfüllung verbraucherrechtlicher Informations- und Nachweispflichten nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO. Steuer- und handelsrechtlich erforderliche Unterlagen verarbeiten wir ebenfalls nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO.

Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Rechtsansprüche

Protokolle, Berechtigungs- und Ereignisdaten verarbeiten wir auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind der Schutz von Konten und Falldaten, die Stabilität des Dienstes, die Verhinderung von Betrug und die Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Einwilligung

Wenn eine Funktion eine Einwilligung erfordert, beruht die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Für optionale Zugriffe auf Mikrofon oder Spracherkennung gelten zusätzlich die Geräteeinstellungen.

5. Rollen, Verbindungen und Sichtbarkeit

(1) Zugriffe werden anhand der Identität, aktiven Fallteilnahme, Rolle, Organisation und Sichtbarkeitsstufe geprüft. Ein bloßer Kontakt oder die Kenntnis einer Fallnummer gewährt keinen Zugriff.

• OWNER: für die am Fall berechtigten Eigentümer- und Maklerrollen, soweit die konkrete Funktion dies vorsieht.
• INTERNAL: für den beitragenden Makler beziehungsweise den vorgesehenen internen Maklerbereich; nicht allgemein für Eigentümer sichtbar.
• COMPANY: für berechtigte Mitglieder derselben Organisation nach deren Mitgliedschaft und Rolle.
• PRIVATE_USER: ausschließlich für den jeweiligen Nutzer, insbesondere persönliche Donna-Inhalte und private Anhänge.
• SYSTEM: für technisch erzeugte oder kontrolliert dargestellte Systeminformationen.

(2) Persönliche Donna-Chats bleiben privat. Ein Makler-, Unternehmens- oder Fallzugang allein berechtigt nicht zur Einsicht in diese Gesprächsinhalte.

(3) In der Käuferverwaltung kann die Eigentümeransicht bei bestehender Maklerverbindung auf Status- und Fortschrittsinformationen beschränkt sein; private Kommunikations- und Finanzierungsdetails des Maklers werden dadurch nicht allgemein freigegeben.

(4) Wird eine Verbindung getrennt, endet der künftige Zugriff nach dem Rechtekonzept. Bereits rechtmäßig dokumentierte Beiträge können erhalten bleiben, soweit sie dem Fall, anderen Beteiligten oder gesetzlichen Nachweispflichten zugeordnet sind.

6. Donna und Übermittlung an Anthropic

(1) Donna nutzt über eine serverseitige Schnittstelle KI-Modelle von Anthropic. Es wird nur der Kontext übermittelt, der für die vom Nutzer aufgerufene Funktion vorgesehen ist.

(2) Beim Chat können insbesondere der aktuelle Text, der erforderliche Gesprächsverlauf, Objektmerkmale, Fallstatus, sichtbare Dokumenttitel, persönliche Anhänge und vorhandene Donna-Prüfhinweise übermittelt werden.

(3) Bei besonderen Funktionen können zusätzlich Bilddateien zur Qualitätsprüfung, Dokumentdateien oder extrahierte Dokumenttexte zur formalen Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung, ein notarieller Vertragsentwurf und ausgewählte Referenzunterlagen oder der Text einer Käuferanfrage zur Erstellung eines Antwortentwurfs verarbeitet werden.

(4) KI-Antworten, Fundstellen, Modellbezeichnung, Status und technische Nutzungswerte können in CONTROL.ONE gespeichert werden. Donna trifft keine Entscheidung im Sinne des Artikels 22 DSGVO und löst ohne Nutzerbestätigung keine rechtsgeschäftlich relevante Handlung aus.

(5) Empfänger ist für EWR-Geschäftskunden grundsätzlich Anthropic Ireland Limited; eine Verarbeitung durch verbundene Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter außerhalb des EWR kann nicht ausgeschlossen werden. Weitere Informationen zu Garantien für Drittlandübermittlungen enthält Abschnitt 10.

7. Käuferanfragen und E-Mail-Kommunikation

(1) Soweit eine Falladresse aktiviert ist, können Kaufinteressenten Nachrichten und Anhänge an CONTROL.ONE senden. Diese werden dem richtigen Fall und der berechtigten Bearbeiterrolle zugeordnet.

(2) Für Empfang, temporäre Bereitstellung und Versand kann Mailgun in der EU-Region eingesetzt werden. Vertraglicher Anbieter: [Vor Veröffentlichung ergänzen: vertragliche Mailgun-/Sinch-Gesellschaft]. Tracking von Öffnungen und Klicks ist in der vorgesehenen Konfiguration deaktiviert.

(3) Temporäre Providerkopien werden nach erfolgreicher Übernahme zur Löschung angewiesen. Unabhängige Fristen für Zustellprotokolle, Backups und fehlgeschlagene Übernahmen müssen vor Veröffentlichung bestätigt werden.

(4) Konto-, Bestätigungs- und Betriebsmails werden über Supabase Auth oder unseren SMTP-/E-Mail-Dienstleister versendet: [Vor Veröffentlichung ergänzen: vertraglicher E-Mail-Dienstleister].

8. Zahlungsdienste

(1) Bei Kartenzahlung oder Apple Pay werden die für die Zahlung erforderlichen Daten an Stripe Payments Europe, Limited, Irland, und deren eingebundene Unternehmen übermittelt. Dazu können Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Betrag, Währung, Kaufreferenz und technische Zahlungsdaten gehören.

(2) Bei Auswahl von PayPal werden die erforderlichen Bestell- und Zahlungsdaten an PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg, übermittelt. PayPal verarbeitet weitere Konto- und Zahlungsdaten in eigener Verantwortung.

(3) Wir erhalten im Regelfall nur Zahlungsstatus, Anbieterreferenz und abrechnungsrelevante Angaben, nicht aber vollständige Karten- oder PayPal-Zugangsdaten.

9. Hosting-, Plattform- und sonstige Dienstleister

Supabase

Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher und serverseitige Funktionen. Die primäre Projektregion ist eu-west-1 in Irland. Administrativer Zugriff, Support, Unterauftragsverarbeiter und Sicherungssysteme können zusätzliche Verarbeitungsorte betreffen.

Vercel Inc.

Hosting, Auslieferung der Webanwendung sowie technische Betriebs- und Sicherheitsprotokolle. Eine Verarbeitung in den USA oder durch internationale Unterauftragsverarbeiter ist möglich.

Anthropic

Bereitstellung der unter Abschnitt 6 beschriebenen KI-Funktionen.

Stripe und PayPal

Abwicklung der vom Nutzer ausgewählten Zahlungsart nach Abschnitt 8.

Mailgun/Sinch und E-Mail-Anbieter

Fallbezogene Käuferkommunikation sowie Konto- und Betriebsmails nach Abschnitt 7, soweit die jeweiligen Funktionen aktiviert sind.

Wir wählen Dienstleister nach fachlichen und datenschutzrechtlichen Kriterien aus und schließen erforderliche Verträge zur Auftragsverarbeitung ab. Vor Veröffentlichung sind die tatsächlichen Vertragspartner, Unterauftragsverarbeiter und aktivierten Dienste abschließend mit der Betriebskonfiguration abzugleichen.

10. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige Anbieter oder deren Unterauftragsverarbeiter befinden sich außerhalb des EWR. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss für das Empfängerland oder den zertifizierten Empfänger gilt, verwenden wir geeignete Garantien, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, und prüfen erforderliche ergänzende Schutzmaßnahmen. Kopien der maßgeblichen Garantien können über den Datenschutzkontakt angefordert werden, soweit keine Rechte Dritter entgegenstehen.

11. Cookies, Browser-Speicher, PWA und Spracheingabe

(1) CONTROL.ONE verwendet technisch erforderliche Authentifizierungs- und Sicherheitscookies. Sie halten die Sitzung aufrecht und schützen den Zugriff auf das Nutzerkonto.

(2) Im lokalen Browser-Speicher können Darstellungs- und Geräteeinstellungen sowie die Position der Donna-Schnelleiste gespeichert werden. Der Sitzungsspeicher kann Scrollpositionen für eine flüssige Navigation halten.

(3) Bei Installation oder Nutzung als Progressive Web App speichert ein Service Worker notwendige Startressourcen im Gerätecache und entfernt veraltete CONTROL.ONE-Caches bei Aktualisierungen.

(4) Die optionale Spracheingabe verwendet die vom Browser beziehungsweise Betriebssystem bereitgestellte Spracherkennung. Je nach Gerät können Audio- oder Transkriptdaten durch den Browser-, Betriebssystem- oder Sprachdienstanbieter verarbeitet werden. Vor der Nutzung ist die jeweilige Geräteinformation zu beachten; der erkannte Text kann vor dem Absenden bearbeitet werden.

(5) Nach dem geprüften Implementierungsstand setzen wir keine eigenen Analyse-, Profiling- oder Werbetracker ein. Technisch notwendige Speicherzugriffe erfolgen auf Grundlage von § 25 Absatz 2 TDDDG. Für nicht notwendige Speicherzugriffe würden wir vorab eine Einwilligung einholen.

12. Protokollierung und Sicherheit

(1) Wir setzen verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffsprüfungen, Datenbankrichtlinien, geschützte Dateiauslieferung und zusätzliche Authentifizierungsanforderungen für geschäftliche Rollen ein.

(2) Zugriffs-, Fall-, Sicherheits- und Fehlerereignisse können protokolliert werden, um unbefugte Zugriffe zu verhindern, Rechteänderungen nachzuvollziehen, Störungen zu beheben und Rechtsansprüche zu sichern.

(3) Kein technisches System bietet absolute Sicherheit. Nutzer müssen Zugangsdaten schützen und erkennbare Vorfälle unverzüglich melden.

13. Weitere Empfänger

Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen Nutzer und Dienstleister, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Darüber hinaus können Daten an Gerichte, Behörden, Rechts- und Steuerberater oder andere Empfänger übermittelt werden, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht, dies zur Rechtsverfolgung erforderlich ist oder eine wirksame Einwilligung vorliegt. Eine Weitergabe zu fremden Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Falldaten findet nicht statt.

14. Speicherdauer und Löschung

Konto- und Profildaten

Wir speichern sie für die Dauer des Nutzerkontos. Da die Selbstbedienungsfunktion zur Kontolöschung noch nicht verfügbar ist, kann die Löschung über [Vor Veröffentlichung ergänzen: Datenschutzkontakt] verlangt werden. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten bleiben unberührt.

Falldaten und Dateien

Ein Fall läuft zwölf Monate ab Anlage. Danach besteht eine 30-tägige Exportphase. Anschließend werden Fall und zugehörige Inhalte aus den aktiven Systemen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten, Rechtsansprüche oder Rechte anderer Beteiligter entgegenstehen.

Käuferanfragen

Anfragebezogene Daten werden nach Abschluss, Verwerfen oder Archivierung des Falls grundsätzlich noch 90 Tage geschützt vorgehalten und anschließend gelöscht, soweit keine längere Rechtsgrundlage besteht. Die technische Löschkette einschließlich Anhängen muss vor Veröffentlichung betrieblich aktiviert und überwacht sein.

Donna-Gespräche

Die in der Oberfläche angebotene Löschaktion blendet eine Unterhaltung derzeit aus und sperrt sie für weitere Antworten; sie entfernt die zugrunde liegenden Nachrichten nicht sofort aus der Datenbank. Die endgültige Löschung erfolgt mit der vollständigen Löschung des zugehörigen Falls oder Kontos, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Zahlungs-, Buchungs- und Widerrufsunterlagen

Vertragsbestätigungen, Einwilligungsnachweise, Widerrufserklärungen und Zahlungsunterlagen werden für die jeweils gesetzlich erforderliche Nachweis-, handels- oder steuerrechtliche Dauer aufbewahrt, regelmäßig drei Jahre ab Jahresende für zivilrechtliche Nachweise und – je nach Dokumentart – acht oder zehn Jahre für Buchungs- und Steuerunterlagen. Der Produktzugriff kann bereits vorher enden; rechtlich erforderliche Nachweise bleiben dann geschützt gespeichert.

Technische Protokolle

[Vor Veröffentlichung ergänzen: verbindliche Frist für technische Protokolle]. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall oder Rechtsanspruch dies erfordert.

Sicherungskopien

[Vor Veröffentlichung ergänzen: verbindliche Löschfrist der Sicherungskopien]. Gelöschte Daten sind in dieser Zeit nicht für den regulären Produktzugriff verfügbar und werden beim planmäßigen Überschreiben der Sicherungen entfernt.

15. Informationen für Kaufinteressenten und andere Dritte

(1) Wenn Sie eine Anfrage zu einer Immobilie stellen, können Ihre Daten unmittelbar über eine Falladresse eingehen oder durch den zuständigen Eigentümer beziehungsweise Makler in CONTROL.ONE eingetragen werden.

(2) Verarbeitet werden insbesondere Name, Kontaktdaten, Inhalt und Zeitpunkt der Anfrage, Anhänge, Kommunikationsverlauf sowie Bearbeitungs-, Besichtigungs- und Angebotsstatus. Finanzierungsdetails sind nur für die Rollen sichtbar, die sie für die Bearbeitung benötigen.

(3) Verantwortlich kann je nach Verkaufsmodell die Immobilienkontrolle GmbH, der Eigentümer, der beauftragte Makler oder ein Unternehmen sein. Wir helfen Ihnen über [Vor Veröffentlichung ergänzen: Datenschutzkontakt] dabei, die zuständige Stelle zu bestimmen und Ihr Anliegen weiterzuleiten.

(4) Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Speicherdauer und Rechte ergeben sich aus den vorstehenden Abschnitten. Die Bereitstellung ist regelmäßig erforderlich, um Ihre Anfrage zu beantworten; ohne Kontaktdaten ist eine individuelle Bearbeitung nicht möglich.

16. Ihre Datenschutzrechte

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, Berichtigung nach Artikel 16, Löschung nach Artikel 17, Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18, Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 sowie Widerspruch nach Artikel 21 DSGVO.

Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ein Widerspruch gegen Direktwerbung wirkt ohne Interessenabwägung. Bei einem Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung prüfen wir Ihre besondere Situation und unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe.

Anfragen richten Sie an [Vor Veröffentlichung ergänzen: Datenschutzkontakt]. Zur Verhinderung unbefugter Auskünfte dürfen wir einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen.

17. Beschwerderecht und automatisierte Entscheidungen

(1) Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für unseren Sitz ist grundsätzlich der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig; die aktuellen Kontaktdaten sind vor Veröffentlichung zu ergänzen beziehungsweise zu verifizieren.

(2) CONTROL.ONE trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Artikels 22 DSGVO. Donna erstellt Hinweise und Entwürfe; die Entscheidung und Bestätigung verbleiben beim Nutzer.

18. Minderjährige und Änderungen

(1) CONTROL.ONE ist nicht für Minderjährige bestimmt. Wir erheben nicht wissentlich Kontodaten von Personen unter 18 Jahren.

(2) Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Funktionen, Anbieter oder Rechtslage ändern. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer in geeigneter Form. Die aktuelle Fassung bleibt in CONTROL.ONE abrufbar; eine neue Rechtsgrundlage entsteht nicht allein durch die Veröffentlichung einer geänderten Erklärung.